Zakupy i opłacanie faktur ze środków subkonta SPSM

Wybierasz potrzebne produkty lub usługi, a Stowarzyszenie Pomocy Szkole „Małopolska” opłaca fakturę bezpośrednio sprzedawcy ze środków Twojego subkonta.

Dotyczy porozumień — opcja A

Najważniejsza zasadaFaktura musi być wystawiona na SPSM jako nabywcę. Faktury wystawionej na szkołę, gminę lub inny podmiot SPSM nie może opłacić.

Dane, które należy przekazać sprzedawcy

Prześlij je przed wystawieniem faktury, najlepiej razem z zamówieniem.

Nabywca

Stowarzyszenie Pomocy Szkole „Małopolska”
ul. Rzeźnicza 2a
31-540 Kraków

NIP nabywcy

675-10-36-800

Odbiorca

Pełna nazwa i adres Twojej placówki

np. szkoła, przedszkole, rada rodziców, UKS

Uwagi do faktury

Numer subkonta, np. „Subkonto SK/0123”

Forma i termin płatności

Przelew · co najmniej 14 dni

Rachunek sprzedawcy

Numer konta sprzedawcy musi widnieć na fakturze

Ważne przy KSeF: sprzedawca wskazuje placówkę jako „Podmiot trzeci” z rolą Odbiorca. Numer subkonta znajdziesz w porozumieniu, wiadomości od SPSM lub portalu beneficjenta.

Jak to działa? 5 prostych kroków

Sprawdź saldo subkonta

Wartość zamówienia nie może przekroczyć dostępnych środków.

Zamów i podaj dane

Przekaż sprzedawcy dane nabywcy, odbiorcy i numer subkonta z powyższej sekcji.

Zweryfikuj fakturę

Sprawdź nabywcę, NIP, odbiorcę, numer subkonta, termin przelewu i rachunek sprzedawcy.

Powiadom SPSM o zakupie

Faktura KSeF: trafia do SPSM automatycznie. Wyślij na dokumenty@spsm.edu.pl nazwę sprzedawcy, numer faktury, kwotę i numer subkonta.
Faktura poza KSeF: wyślij PDF na ten sam adres, w temacie „Faktura – nazwa placówki – SK/xxxx”.

SPSM realizuje płatność

Księgowa sprawdza dokument, Prezes i Skarbnik akceptują płatność, a SPSM przelewa środki sprzedawcy. Zwykle zajmuje to kilka dni roboczych.

Proforma i faktura korygująca

PRZEDPŁATA

Sprzedawca wymaga proformy?

Poproś o proformę z tymi samymi danymi i wyślij ją na dokumenty@spsm.edu.pl. Po opłaceniu i wysyłce towaru sprzedawca wystawia fakturę końcową na SPSM. Dostarcz ją jak zwykłą fakturę.

ZWROT / ZMIANA CENY

Potrzebna jest korekta?

Sprzedawca wystawia fakturę korygującą na SPSM. Jeśli korekta obniża należność, odpowiednia kwota wraca do salda Twojego subkonta.

Czego należy unikać?

Nie płać samodzielnieSPSM nie zapłaci ponownie tej samej faktury ani nie zwróci środków za samodzielnie opłacony zakup.

Bez gotówki i kartyFaktura ze statusem „zapłacono” nie zostanie opłacona z subkonta.

Nie wysyłaj paragonuNawet paragon z NIP nie zastępuje faktury zawierającej odbiorcę i subkonto.

Nie wysyłaj papierowych oryginałówWystarczy faktura w KSeF lub PDF przesłany mailem.

Saldo, status i kontakt

W portalu beneficjenta sprawdzisz dostępne środki i status płatności. Zalogujesz się linkiem wysłanym na adres e-mail podany w porozumieniu — bez hasła.

Otwórz portal beneficjenta ↗Wyślij fakturę lub proformę ↗

Faktury i proformy: dokumenty@spsm.edu.pl

Pytania i zmiana danych w porozumieniu: biuro@spsm.edu.pl

Masz opcję B? W takim przypadku składasz wniosek o wypłatę na konto placówki przez portal beneficjenta. Powyższa instrukcja dotyczy wyłącznie opcji A.